시간관리 바이블이라 할 수 있는 '자이베르트 시간관리' 도서에서 발췌한 내용입니다.
이 책에서 소개하는 시간을 계획하실 때 도움이 될 수 있는 원칙과 규칙을 올려드리니 매일 몇개씩이라도 적용해보시면 어떨까 합니다. ^^;
1. 기본원칙 (60:40 규칙)
업무 시간 중에서 일정 부분에 대해서만 계획을 세워라. 경험으로 볼 때 전체 업무 시간의 60% 정도가 적당하다.
2. 활동 내용 및 시간 분석, 업무 방해 요인 분석
당신이 시간을 어떻게 무슨 용도로 사용하는가를 기록하여 검토하라.
3. 전체 업무 목록 및 활동 계획
계획에 포함되어 있는 기간 중의 모든 활동에 대한 목록을 작성하라.
4. 규칙적-체계적-일관적
규칙적,체계적으로 시간 계획을 세우고 일단 시작한 일은 일관성 있게 철저하게 마무리하라.
5. 현실적인 계획
무리한 계획을 세우지 말고 현실적으로 완결 가능한 업무만 계획에 넣도록 하라.
6. 융통성
시간 계획은 계획 자체를 이행하기 위해 만든 것이 아니라 목표를 실현하기 위해 만든 것이다. 융통성 있게 대처하라.
7. 시간 손실
시간 손실이 발생하면 가능한 즉시 만회하도록 하라. 예를 들어 잃어버린 시간은 며칠에 걸쳐 만회하기 보다는 바로 그날 저녁에 좀 더 일해서 보충하는 것이 낫다.
8. 기록
자신이 직접 만든 시간 계획표나 시중에서 파는 시간 계획표에 시간 계획을 기록하라. 그렇게 하면 잊어버리는 일도 없을 것이고, 전체를 지속적으로 파악할 수 있다.
9. 미결된 업무
포기하고 싶지 않은 일이 아직 완료되지 않았다면 다음 계획에 넣으면 된다. 미결된 업무는 항상 명확히 파악하여 새로운 계획을 세울 때 자동적으로 포함시키도록 하라.
10. 활동 및 결과
단순한 활동만을 기록하지 말고 결과 및 목표, 즉 최종상태를 명확히 기록하라.
11. 예정 소요 시간
정확한 소요 시간을 산정하여, 각각의 업무를 처리하는데 실제로 필요한 시간만을 당신의 계획에 넣도록 하라.
12. 업무 처리 기한
당신의 모든 활동에 대한 최종 기한을 산정하라. 그러면 지나친 자제심으로 결단을 내리지 못한다거나 업무 처리가 지연되거나 연기되는 일을 피할 수가 있다.
13. 우선순위
당신이 처리할 모든 업무에 대하여 우선 순위를 명확히 설정하여 기록하라.
14. 긴급한 업무의 전횡
가장 중요한 일과 긴급한 일을 구분하는 법을 익혀 긴급한 일에 휘둘리지 않도록 하라.
15. 권한 위임
자신이 직접 처리해야 하는 업무와 다른 사람에게 위임할 수 있는 업무를 처음부터 명확히 구분하여 계획을 세우도록 하라.
16. 시간 낭비 요인과 예비 시간
예정에 없던 방문을 받거나 전화 통화를 하게 되는 경우, 예측하지 못했던 위기 상황이 발생했을 경우 또는 업무 처리 기간을 너무 짧게 계획했을 경우에 대비하여 항상 어느 정도의 시간을 비워 놓도록 하라. 그리고 개인적으로 시간 낭비를 하게 되는 요인을 찾아서 제거하라.
17. 점검 및 수정
완벽하게 마무리 할 수 없는 활동은 없는지, 지속적으로 계획을 점검하여 수정하도록 하라.
18. 여유 시간
여유 시간을 계획하여 여행하면 보낸다거나 긴 보고서를 검토하거나 어떤 구상을 하는데 사용하라. 단, 중요한 사항이 기록된 시간 계획표를 항상 휴대하도록 하라.
19. 방해 받지 않는 시간
아무런 방해를 받지 않는 시간과 공간을 확보하여 큰 규모의 일을 처리하거나 여러 개의 소규모의 일들을 순차적으로 완수해야 할 때 업무에 몰두할 수 있도록 하라.
20. 계획 수립과 창조적 활동을 위한 시간
당신의 시간 중 일정 부분을 계획을 세우거나 준비를 하거나 창조적 활동을 하거나 추가 교육을 받는 일에 할애하라. 평일에 다른 일로 인해 이 시간대를 제대로 활용하지 못하게 되면, 다음 주에 보충하도록 하라.
21. 일상적인 업무
월례 보고 같은 일상적인 업무나 감찰 등과 같은 엄밀한 작업이 필요한 활동도 계획에 넣도록 하라.
22. 비생산적인 활동
복사를 하거나 중요하지 않은 회의에 참석하는 등 비생산적인 일에 시간을 낭비하지 않도록 하고, 중요한 일에 집중하라. 그렇지 않으면 당신의 시간을 보다 중요한 일을 하는데 쓸 수 없다.
23. 대안
계획을 세울 때는 항상 대안을 생각해두라. 언제나 더 좋은 길이 있기 마련이다.
24. 변화
장기 프로젝트와 단기 프로젝트간의 균형을 맞추거나 개별 작업을 처리하거나 회의를 주재하는 등 각각의 특성에 맞게 당신의 활동에 변화를 주도록 하라.
25. 일정 조정
당신의 일정을 비서, 상사, 부하 직원, 동료 등 다른 사람들의 일정과 조화되도록 조정하라. 당신의 일 상 업무가 적극적으로 이루어지도록 하여, 계획을 순조롭게 실현하도록 하라.
지금도 시간은 흘러가고 있습니다.
흘러 가는 시간을 잡을 수도 또 저장해 놓을 수도 또 옆에 있는 분께 빌릴 수도 없습니다.
하루 하루 보내는 시간을 통해 조금씩 여러분의 꿈에 가까이 갈 수 있는 시간으로
오늘의 시간이 활용되었으면 하는 바램입니다.^^;
이 책에서 소개하는 시간을 계획하실 때 도움이 될 수 있는 원칙과 규칙을 올려드리니 매일 몇개씩이라도 적용해보시면 어떨까 합니다. ^^;
1. 기본원칙 (60:40 규칙)
업무 시간 중에서 일정 부분에 대해서만 계획을 세워라. 경험으로 볼 때 전체 업무 시간의 60% 정도가 적당하다.
2. 활동 내용 및 시간 분석, 업무 방해 요인 분석
당신이 시간을 어떻게 무슨 용도로 사용하는가를 기록하여 검토하라.
3. 전체 업무 목록 및 활동 계획
계획에 포함되어 있는 기간 중의 모든 활동에 대한 목록을 작성하라.
4. 규칙적-체계적-일관적
규칙적,체계적으로 시간 계획을 세우고 일단 시작한 일은 일관성 있게 철저하게 마무리하라.
5. 현실적인 계획
무리한 계획을 세우지 말고 현실적으로 완결 가능한 업무만 계획에 넣도록 하라.
6. 융통성
시간 계획은 계획 자체를 이행하기 위해 만든 것이 아니라 목표를 실현하기 위해 만든 것이다. 융통성 있게 대처하라.
7. 시간 손실
시간 손실이 발생하면 가능한 즉시 만회하도록 하라. 예를 들어 잃어버린 시간은 며칠에 걸쳐 만회하기 보다는 바로 그날 저녁에 좀 더 일해서 보충하는 것이 낫다.
8. 기록
자신이 직접 만든 시간 계획표나 시중에서 파는 시간 계획표에 시간 계획을 기록하라. 그렇게 하면 잊어버리는 일도 없을 것이고, 전체를 지속적으로 파악할 수 있다.
9. 미결된 업무
포기하고 싶지 않은 일이 아직 완료되지 않았다면 다음 계획에 넣으면 된다. 미결된 업무는 항상 명확히 파악하여 새로운 계획을 세울 때 자동적으로 포함시키도록 하라.
10. 활동 및 결과
단순한 활동만을 기록하지 말고 결과 및 목표, 즉 최종상태를 명확히 기록하라.
11. 예정 소요 시간
정확한 소요 시간을 산정하여, 각각의 업무를 처리하는데 실제로 필요한 시간만을 당신의 계획에 넣도록 하라.
12. 업무 처리 기한
당신의 모든 활동에 대한 최종 기한을 산정하라. 그러면 지나친 자제심으로 결단을 내리지 못한다거나 업무 처리가 지연되거나 연기되는 일을 피할 수가 있다.
13. 우선순위
당신이 처리할 모든 업무에 대하여 우선 순위를 명확히 설정하여 기록하라.
14. 긴급한 업무의 전횡
가장 중요한 일과 긴급한 일을 구분하는 법을 익혀 긴급한 일에 휘둘리지 않도록 하라.
15. 권한 위임
자신이 직접 처리해야 하는 업무와 다른 사람에게 위임할 수 있는 업무를 처음부터 명확히 구분하여 계획을 세우도록 하라.
16. 시간 낭비 요인과 예비 시간
예정에 없던 방문을 받거나 전화 통화를 하게 되는 경우, 예측하지 못했던 위기 상황이 발생했을 경우 또는 업무 처리 기간을 너무 짧게 계획했을 경우에 대비하여 항상 어느 정도의 시간을 비워 놓도록 하라. 그리고 개인적으로 시간 낭비를 하게 되는 요인을 찾아서 제거하라.
17. 점검 및 수정
완벽하게 마무리 할 수 없는 활동은 없는지, 지속적으로 계획을 점검하여 수정하도록 하라.
18. 여유 시간
여유 시간을 계획하여 여행하면 보낸다거나 긴 보고서를 검토하거나 어떤 구상을 하는데 사용하라. 단, 중요한 사항이 기록된 시간 계획표를 항상 휴대하도록 하라.
19. 방해 받지 않는 시간
아무런 방해를 받지 않는 시간과 공간을 확보하여 큰 규모의 일을 처리하거나 여러 개의 소규모의 일들을 순차적으로 완수해야 할 때 업무에 몰두할 수 있도록 하라.
20. 계획 수립과 창조적 활동을 위한 시간
당신의 시간 중 일정 부분을 계획을 세우거나 준비를 하거나 창조적 활동을 하거나 추가 교육을 받는 일에 할애하라. 평일에 다른 일로 인해 이 시간대를 제대로 활용하지 못하게 되면, 다음 주에 보충하도록 하라.
21. 일상적인 업무
월례 보고 같은 일상적인 업무나 감찰 등과 같은 엄밀한 작업이 필요한 활동도 계획에 넣도록 하라.
22. 비생산적인 활동
복사를 하거나 중요하지 않은 회의에 참석하는 등 비생산적인 일에 시간을 낭비하지 않도록 하고, 중요한 일에 집중하라. 그렇지 않으면 당신의 시간을 보다 중요한 일을 하는데 쓸 수 없다.
23. 대안
계획을 세울 때는 항상 대안을 생각해두라. 언제나 더 좋은 길이 있기 마련이다.
24. 변화
장기 프로젝트와 단기 프로젝트간의 균형을 맞추거나 개별 작업을 처리하거나 회의를 주재하는 등 각각의 특성에 맞게 당신의 활동에 변화를 주도록 하라.
25. 일정 조정
당신의 일정을 비서, 상사, 부하 직원, 동료 등 다른 사람들의 일정과 조화되도록 조정하라. 당신의 일 상 업무가 적극적으로 이루어지도록 하여, 계획을 순조롭게 실현하도록 하라.
지금도 시간은 흘러가고 있습니다.
흘러 가는 시간을 잡을 수도 또 저장해 놓을 수도 또 옆에 있는 분께 빌릴 수도 없습니다.
하루 하루 보내는 시간을 통해 조금씩 여러분의 꿈에 가까이 갈 수 있는 시간으로
오늘의 시간이 활용되었으면 하는 바램입니다.^^;
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좋은 글 감사합니다. 일단 60:40 규칙이 지켜지질 않으니...
90:10 되려나... ^^;
행복한 주말 보내세요. *^^*